Proteja Su Iglesia con Una Reunión Anual de la Junta Directiva
By Laura Archambault
Me encantan las montañas rusas. Una vez que tuve la suficiente estatura para las más grandes, no hubo nada que me detuviera. Con los brazos en alto y los ojos muy abiertos, me deleitaba con las alturas, las vuelta y la velocidad.
Pero resulta que no soy tan valiente en un coche. Cuando estoy en el asiento del pasajero y un automóvil se detiene de repente, cierro los ojos con fuerza y aprieto la manija de la puerta. ¿Cuál es la diferencia? Mi confianza. Una montaña rusa puede ser una locura, pero el camino está fijo y confío en el resultado. Un automóvil tiene infinitos resultados y no se puede garantizar uno bueno.
Es fácil adoptar un enfoque de “cerrar los ojos" para las cosas difíciles, como las actas de las reuniones de la junta directiva. Es posible que no sepa por qué son importante o realmente cómo manejarlas. Así que sigue operando su iglesia, con los ojos cerrados a la "documentación", y espera que todo lo que está haciendo sea lo suficientemente bueno.
¿Qué pasaría si le dijera que las actas de las reuniones de la junta directiva podrían ser como una montaña rusa en lugar de un viaje en automóvil? Con el conocimiento adecuado, puede garantizar el resultado correcto.
Si su junta directiva no ha mantenido exactamente las actas de las reuniones de la junta, ¡este blog es para usted! Por supuesto, es mejor cumplir con los requisitos para las actas de las reuniones de la junta desde el Día 1. Pero si se da cuenta de que sus actas necesitan ayuda, podemos ayudarle a recuperarse.
¿Por qué son Importantes las Actas de las Reuniones de la Junta Directiva?
En un mundo ideal, el hecho de que su iglesia esté operando en unidad sería lo suficientemente bueno, y los miembros de su junta podrían simplemente tomar decisiones piadosas con oración y un acuerdo con apretón de manos. Pero el IRS espera más para probar la validez de sus operaciones, por lo que documentar las decisiones correctas en sus actas es fundamental y puede salvar a su iglesia si está bajo escrutinio.
Usted y los miembros de su junta deben celebrar reuniones de la junta directiva, con actas, para los siguientes temas:
- Salarios y cualquier tipo de compensación para pastores, personal y miembros de la junta.
- Aprobación de las ofrendas de amor recibidas por el pastor.
- La ordenación de todos y cada uno de los ministros de la iglesia.
- Informes financieros de los ingresos y gastos de la iglesia. Debe demostrar que los directores han revisado los informes de ingresos. Y debe haber prueba de su aprobación a través de un proceso de votación como se describe en los estatutos de la iglesia.
- Aprobación de políticas y procedimientos. Por ejemplo, ¿su iglesia tiene una política de reembolso responsable que se alinee con la sección 62 del IRC?
Entonces, ¿qué pasa si estos temas y decisiones no están documentados en las actas de la reunión de la junta?
Realize una Reunión Especial de la Junta Directiva
Si su iglesia ha descuidado las reuniones de la junta y no ha tomado las actas de las reuniones de la junta, puede realizar una reunión especial de la junta para aprobar acciones anteriores. Llevar a cabo una reunión de este tipo ayudará a su iglesia o ministerio a seguir cumpliendo legalmente.
En esta reunión extraordinaria de directores se aplicará el concepto de ratificación de actos anteriores. Es entonces cuando la junta se reúne con el único propósito de aprobar retroactivamente las decisiones tomadas en el año anterior.
No puede tomar las actas de una reunión de la junta directiva de una reunión que tuvo lugar en el pasado. Pero puede aprobar las decisiones que se tomaron en el pasado.
Cómo Ratificar Actos Previos en una Reunión de la Junta Directiva
1.Haga su investigación
Al realizar una reunión de la junta para aprobar actos anteriores, es pertinente investigar la mayor cantidad de información posible sobre todas las acciones anteriores. Cuanta más información pueda recopilar, como las fechas y los nombres de los miembros de la junta presentes en ese momento, mejor.
Responder las siguientes preguntas le ayudará a prepararse para esta reunión específica de la junta:
- ¿Cuando se reunieron?
- ¿Donde se reunieron?
- ¿Quién estuvo presente?
- ¿Qué se discutió?
- ¿Qué se votó?
- ¿Qué se decidió?
Además, debe revisar los calendarios, los correos electrónicos anteriores y las notificaciones al pastor y a la junta. Esto le ayudará a reconstruir los actos de reuniones anteriores de la junta que no se registraron en las actas de las reuniones de la junta. Tenga en cuenta que si se desconocen las fechas y horas precisas, puede utilizar una estimación de buena fe para tales casos.
2. Revise las últimas discusiones y decisiones
Durante esta reunión de la junta, su junta directiva debe discutir cuándo se tomaron decisiones anteriores. Haga algo más que investigar. Asegúrese de volver a discutir los temas. El punto es dar el tiempo necesario para que todos los miembros de la junta presentes recuerden sus decisiones, tanto la forma en que votaron como por qué votaron de la forma en que lo hicieron.
3. Tome una votación
Puede parecer un hecho, pero asegúrese de votar para aprobar esos actos de manera retroactiva durante esta reunión. Recuerde, está dando el precedente legal a las decisiones que tomó en una reunión de la junta. No hay mejor manera de hacerlo que mediante el voto de la junta directiva. Utilice el procedimiento de votación estándar de su iglesia. Tome nota de quién estuvo presente, qué se votó y cómo votó cada persona.
El Ministerio con Confianza
Caminar con confianza en su cumplimiento legal significa tener la documentación correcta, incluidas las actas de las reuniones de la junta. Una vez que se dé cuenta de que es posible solucionar este problema, ¡no se demore! ¿Qué podría ser mejor que hacer el ministerio con seguridad y certeza, disfrutando del recorrido en lugar de temer a lo que podría salir mal?
¿Quiere arreglar algo más que las actas de la reunión de la junta? ¿Quizás esté listo para abordar sus documentos de gobierno, registros financieros o informes anuales? StartCHURCH es el recurso número uno en lo que respecta al cumplimiento la iglesia, así que llámenos hoy al 877-494-4655 O elija un momento para hablar programando una llamada a continuación. No podemos esperar a verle liderando con confianza.
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